“Is mijn openstaande factuur niet te klein om een incassobureau in te schakelen?” Het is een vraag die veel ondernemers zich stellen zodra een klant niet op tijd betaalt. En terecht, want niemand wil overkomen als onredelijk of ‘zwaar geschut’ inzetten voor een klein bedrag. Toch zijn er geen wettelijke beperkingen, en zijn er juist veel situaties waarin het uitbesteden van een kleine of middelgrote vordering heel logisch is.
In dit artikel ontdek je vanaf welk bedrag het praktisch en strategisch zinvol is om een incassobureau in te schakelen – inclusief voorbeelden, overwegingen en tips.
Geen wettelijk minimum
Het korte antwoord is: je mag áltijd een incassobureau inschakelen – ongeacht het bedrag.
Zelfs voor een factuur van €1
Er bestaat geen wettelijk minimumbedrag waarvoor je pas actie mag ondernemen. In theorie kun je al een incassobureau inschakelen voor een openstaande factuur van één euro. Het is volledig jouw recht als schuldeiser.
Kosten worden meestal bij de klant gelegd
In de meeste gevallen mogen buitengerechtelijke incassokosten worden doorberekend aan de debiteur. Dus zelfs als het bedrag relatief klein is, kunnen de kosten voor de incassodienst verhaald worden – mits je je aan de juiste procedure houdt (zoals het sturen van een 14-dagenbrief).
Praktische grenzen: wat gebeurt er in de praktijk?
Hoewel er geen wettelijke grens is, maken veel ondernemers – en ook incassobureaus – wél een inschatting op basis van de verhouding tussen kosten, tijd en resultaat.
Kleine bedragen (< €100)
Voor facturen onder de €100 zal men sneller geneigd zijn om het intern op te lossen. Maar als een klant structureel weigert te betalen, of als het om meerdere kleine bedragen gaat, kan het alsnog zinvol zijn om deze uit te besteden. Zeker als het de relatie of je cashflow schaadt.
Middelgrote bedragen (€100 – €500)
Bij bedragen in deze range wordt inschakeling al snel interessant. De kans is groot dat je de incassokosten kunt verhalen, en het levert vaak sneller resultaat op dan eindeloos mailen of bellen.
Grote bedragen (> €500)
Hoe groter het bedrag, hoe minder reden er is om te wachten. Een vordering van honderden of duizenden euro’s die te laat binnenkomt, kan jouw eigen betalingsverplichtingen in gevaar brengen. In dit soort gevallen is het inschakelen van een incassobureau een verstandige stap – bij voorkeur binnen 30 tot 60 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn.
Factoren om mee te wegen
De hoogte van het bedrag is belangrijk, maar niet allesbepalend. Denk ook aan:
Aantal openstaande facturen
Heb je veel klanten die elk kleine bedragen niet betalen? Dan kan het totaalbedrag flink oplopen. Eén factuur van €50 lijkt weinig, maar twintig openstaande posten van €50 zijn samen een serieus cashflowprobleem.
Relatie met de klant
Een eenmalige vergissing of vertraging is iets anders dan een klant die herhaaldelijk de boel oprekt. Als je het gevoel hebt dat een klant niet serieus met je omgaat, is het tijd om duidelijkheid te geven – ook bij kleinere bedragen.
Kosten-batenanalyse
Veel incassobureaus werken op basis van no cure, no pay. Dat betekent: geen betaling door de klant = geen kosten voor jou. Daardoor is het risico laag, ook bij relatief bescheiden bedragen.
Tijdsbesparing
Elke openstaande factuur kost jou tijd, aandacht en energie. Door deze uit handen te geven, bespaar je jezelf frustratie – en kun je je focussen op klanten die wél netjes betalen.
De rol van buitengerechtelijke incassokosten
Wanneer je een openstaande factuur overdraagt aan een incassobureau, mogen er volgens de wet buitengerechtelijke incassokosten in rekening worden gebracht bij de debiteur. Dit betekent dat het bedrag dat de klant moet betalen hoger wordt dan alleen de originele factuur – en dat is volkomen terecht. Het is immers de klant die zijn betaalverplichting niet nakomt, en daar horen consequenties bij.
Maximale incassokosten
De incassokosten zijn wettelijk gemaximeerd en bestaan uit een percentage van de hoofdsom. Hoe hoger het openstaande bedrag, hoe lager het percentage over de extra schijven. De wet kent de volgende staffel:
| Openstaand bedrag | Maximale incassokosten |
|---|---|
| Over de eerste € 2.500 | 15% |
| Over de volgende € 2.500 | 10% |
| Over de volgende € 5.000 | 5% |
| Over de volgende € 190.000 | 1% |
| Boven de € 200.000 | 0,5% |
Voorbeeldberekening
Stel: je hebt een factuur van €4.000 openstaan.
- Over de eerste €2.500 betaal je 15% → €375
- Over de volgende €1.500 betaal je 10% → €150
Totaal aan incassokosten: €525 (exclusief btw)
Deze kosten mag jij of het incassobureau bij de debiteur in rekening brengen, boven op de oorspronkelijke factuur. Dit maakt het – zelfs bij relatief kleine bedragen – financieel verantwoord om de vordering over te dragen. Want je loopt geen extra kosten op als de debiteur betaalt zoals verwacht.
Waarom dit belangrijk is
Veel ondernemers twijfelen bij het uitbesteden van kleinere vorderingen. Maar dankzij de wettelijk vastgelegde incassokosten:
- Krijg je je volledige factuurbedrag terug,
- Worden de incassokosten verhaald op de klant,
- En geef je een duidelijk signaal dat je zakelijk en professioneel handelt.
Het voorkomt dat wanbetalers structureel hun gang gaan – en het beschermt jouw financiële positie.
Voorbeeldcases uit de praktijk
Case 1: Factuur van €75
Een ondernemer stuurde een factuur van €75 voor een adviesgesprek. Ondanks herinneringen bleef de betaling uit. Na een formele 14-dagenbrief en overdracht aan een incassobureau werd het volledige bedrag – inclusief incassokosten – alsnog betaald binnen 14 dagen.
Resultaat: minimale kosten, maximale duidelijkheid. En de klant betaalde de prijs voor zijn laksheid.
Case 2: Factuur van €1.200
Een bouwbedrijf had een klant die ondanks levering bleef uitstellen met betalen. Na 2 herinneringen en telefonisch contact werd de zaak overgedragen aan een incassobureau. Binnen 30 dagen volgde volledige betaling, zonder juridische procedure.
Resultaat: het bedrijf kreeg snel zijn geld, en de klant leerde een duidelijke les over betalingsdiscipline.
Elk bedrag telt – en jij bepaalt de grens
Of het nu om €50 of €5.000 gaat: als een klant structureel niet betaalt, ben jij als ondernemer volledig gerechtigd om actie te ondernemen. Er is geen minimum, geen reden tot twijfel – en zeker geen reden tot schaamte.
Let op signalen, doe een kosten-batenanalyse en neem verantwoordelijkheid voor je eigen cashflow. Tijdig inschakelen van een incassobureau beschermt jouw bedrijf – en laat zien dat je professioneel werkt.
Veelgestelde Vragen (FAQ) over het inschakelen van een incassobureau
1. Wat is het minimale bedrag waarvoor ik een incassobureau kan inschakelen?
Er is geen wettelijk minimumbedrag. In theorie mag je al vanaf €1 een incassobureau inschakelen.
2. Moet ik eerst een herinnering sturen voordat ik naar een incassobureau stap?
Ja. Je bent wettelijk verplicht om een 14-dagenbrief (ook wel ‘WIK-brief’ genoemd) te sturen waarin je de consument een laatste kans geeft om te betalen zonder incassokosten. Pas daarna mogen de buitengerechtelijke incassokosten in rekening worden gebracht. Indien de wederpartij een bedrijf is, is de 14-dagenbrief niet verplicht.
3. Wie betaalt de incassokosten: ik of mijn klant?
In principe worden de incassokosten in rekening gebracht bij de debiteur (jouw klant), mits je aan de wettelijke voorwaarden voldoet. Jij draagt de kosten dus niet, tenzij de klant uiteindelijk niet betaalt.
4. Hoe snel werkt een incassobureau?
Dat hangt af van de situatie en het bureau. In sommige gevallen wordt er binnen enkele dagen betaald, vooral als de klant schrikt van het formele karakter. In andere gevallen kan het enkele weken duren, of moet er een juridische procedure worden gestart.
5. Wat gebeurt er als het incassobureau het bedrag niet kan innen?
Veel incassobureaus werken op basis van ‘no cure, no pay’. Als zij er niet in slagen om de betaling te innen, dan betaal jij meestal ook geen kosten. Let wel goed op de voorwaarden die het bureau hanteert, want er kunnen uitzonderingen zijn.
